Analisis pekerjaan adalah hal yang sangat penting
bagi suatu organisasi, karena berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya
manusia tergantung pada informasi tentang analisis pekerjaan yang dilakukan.
Teori manajemen sumber daya manusia memberi petunjuk bahwa ada paling sedikit
sepuluh kegiatan pengelolaan sumber daya manusia yang penyelenggaraannya dengan
baik didasarkan pada informasi ananisis pekerjaan yang berhasil dikumpulkan dan
diolah. Informasi analisis pekerjaan
yang baik yaitu meliputi:
a.
Analisis pekerjaan harus dapat
memberikan gambaran tentang tantangan yang bersumber dari lingkungan yang
mempengaruhi pekerjaan para pekerja dalam organisasi.
b.
Analisis pekerjaan harus dapat
menghilangkan persyaratan pekerjaan yang sebenarnya tidak diperlukan karena
didasarkan pada pemikiran yang diskriminatif.
c.
Analisis pekerjaan harus juga
mampu menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorong atau menghambat mutu
kekaryaan para anggota organisasi.
d.
Analisis pekerjaan harus dapat
merencanakan ketenagakerjaan untuk masa depan.
e.
Analisis pekerjaan harus mampu
mencocokkan lamaran yang masuk dengan lowongan yang tersedia.
f.
Analisis pekerjaan harus mampu
membantu dalam menentukan kebijaksanaan dan program pelatihan.
g.
Analis pekerjaan harus bisa
menyusun rencana pengembangan potensi para pekerja.
h.
Analisis pekerjaan harus dapat
menentukan standar prestasi kerja yang realistik.
i.
Analisis pekerjaan harus dapat
menempatkan para pegawai agar benar-benar sesuai dengan pengetahuan,
ketrampilan dan pengalaman yang dimilikinya.
j.
Analisis pekerjaan juga harus
dapat merumuskan dan menentukan sistem serta tingkat imbalan yang adil dan
tepat.
Pengumpulan informasi tentang analisis pekerjaan
juga tidak boleh lepas kaitannya dengan upaya mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
Berdasarkan hal itu, ada tiga jenis kegiatan pengumpulan informasi yang perlu
dilakukan yaitu; mengidentifikasikan berbagai pekerjaan yang hendak dianalisis,
menyusun kuesioner sebagai instrumen pengumpulan informasi dan pengumpulan
informasi itu sendiri. Paling sedikit berbagai teknik tersebut harus mampu
memberikan sumbangan nyata dalam menentukan penyusunan uraian pekerjaan,
merumuskan spesifikasi pekerjaan, menetapkan standar prestasi kerja dan
menciptakan sistem informasi sumber daya manusia .
Dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (Gary, 2004:70)
disebtkan bahwa penyelia atau spesialis SDM mengumpulkan beberapa informasi
berikut melalui analisis pekerjaan:
1.
aktivitas pekerjaan
2.
perilaku manusia
3.
mesin, perangkat, peralatan, dan
bantuan pekerjaan
4.
standar prestasi
5.
konteks pekerjaan
6.
persyaratan manusia
1.
Langkah-langkah
Utama dalam Analisis Pekerjaan
Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama
yang harus dilakukan yaitu:
a.
penentuan tugas-tugas utama,
kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku, atau kewajiban-kewajiban yang akan
dilaksanakan dalam pekerjaan.
b.
Penetapan pengetahuan (knowlwdge),
kemampuan-kemampuan (skills), dan beberapa karakteristik lainnya
(faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan, atau karakteristik fisik dan
mental yang diperlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan
tugas-tugas.
Dengan demikian, maka dapat dikatakan bahwa hasil
analisis pekerjaan umumnya berupa; deskripsi pekerjaan yang berkaitan dengan
isi (content) dan lingkup (scope) serta klasifikasi pekerjaan.
Deskripsi pekerjaan adalah sebuah daftar tertulis yang mendeskripsikan
aktifitas dan tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi pekerjaan dan bahaya darinya. Klasifikasi pekerjaan
merupakan proses pengkategorisasian kedudukan sesuai dengan jenis kerja yang
dilakukan, jenis kecakapan yang dibutuhkan, atau faktor lainnya yang berkaitan
dengan kerja. Klasifikasi mempermudah analisis pekerjaan karena
klasifikasi berarti uraian pekerjaan,
dan standarkualifikasi yang dibakukan dapat dirumuskan untuk sekumpulan posisi.
Klasifikasi pekerjaan adalah ringkasan mutu, sifat, ketrampilan dan latar
belakang pribadi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
2.
Metode
Mengumpulkan Analisis Pekerjaan
Melakukan analisis pekerjaan biasanya melibatkan
gabungan dari seorang spesialis SDM, pekerja, dan penyelia pekerja. Spesialis
SDM (manaajer SDM, analis pekerjaan, atau konsultan). Penyelia dan pekerja bisa
mengisi kuesioner yang berisi aktivitas bawahanya. Penyelia dan pekerja
nantinya bisa menelaah dan mengesahkan kesimpulan analis pekerjaan mengenai
aktivitas dan kewajiban pekerjaaan itu.
Metode yang paling populer untuk mengumpulkan data
analisis pekerjaan adalah wawancara, kuosioner, observasi, dan diary/catatan
laporan.
a.
Wawancara
Para manajer
menggunakan tiga jenis wawancara untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan,
yaitu wawancara individual dengan setiap karyawan, wawancara kelompok dengan
sekelompok karyawan yang memiliki pekerjaan sama, dan wawancara dengan satu
atau banyak penyelia yang mengetahui pekerjaan tersebut.
Jenis wawancara
apapun yang digunakan, penanya harus yakin bahwa orang yang diwawancarai
memahami sepenuhnya alasan wawancara, karena ada kecenderungan bahwa wawancara
adalah bentuk dari penilaian benar atau salah yang menjadi evaluasi efisiensi.
b.
Kuesioner
Sebelumnya
harus menentukan bagaimana struktur kuesioner dan pertanyaan yang digunakan.
Setiap karyawan harus mengisi satu dari kemungkinan ratusan kewajiban atau
tugas khusus. Orang tersebut diminta untuk menunjukan apakah melaksanakan setiap
tugas dan berapa lama waktu yang digunakanya.
Menggunakan
kuesioner adalah cara yang cepat dan efisien. Namun, mengembangkan dan
mengujinya (dengan meyakinkan pekerja memahami pertanyaanya) bisa menjadi mahal
dan memakan waktu.
c.
Observasi
Metode ini berguna
untuk pekerjaan yang terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati
(ex.pekerja perakitan dan petugas akunting). Namun tidak sesuai untuk pekrjaan
yang membutuhkan banyak aktivitas mental (pengacara, insinyur perancangan) dan
bila karyawan hanya sekali-kali terlibat dalam aktivitas penting (seorang juru
rawat yang menangani gawat darurat). Masalah yang lain adalah reaktivitas,
pekerja berubah perilakunya karena kegiata pengawasan.
Pendekatan yang
dilakukan adalah mengamati pekerjaan selama siklus pekerjaan berlangsung dan
mencatatnya. Kemudian mengakumulasikan informasi dan hasil wawancara dengan
pekerja. Lalu memintanya untuk menjelaskan hal yang tidak dipahami dan
aktivitas yang tidak diamati. Pengamatan dan wawancara juga dapat dilakukan
secara simultan (bertanya saat pekerja melakukan pekerjaanya).
d.
Catatan Laporan Partisipan
Pendekatan lain
adalah dengan menanyakan kepada pekerja untuk menyimpan sebuah catatan laporan
tentang aktivitas yang mereka lakukan beserta waktunya. Ini dapat menghasilkan gambaran
yang lengkap tentang pekerjaan, khususnya saat ditambahkan wawancara dengan
pekerja dan penyelianya. Meskipun karyawan mungkin membesarkan atau mengurangi
aktivitas lainnya. Namun, sifat yang rinci dan kronologis dari laporan
cenderung untuk mengurangi masalah ini.
3.
Jenis
Analisis Pekerjaan
Terdapat dua jenis analisis pekerjaan, yakni;
analisis pekerjaan tradisional (traditional
job description) dan analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil (results-oriented
job description).
a.
Analisis Pekerjaan Tradisional
Model tradisional ini hanya mencari informasi
sekitar tiga aspek, yakni:
1)
Tanggungjawab (responsibilities),
merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggungjawab,
harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pengendalain pelaksanaan.
2)
Kewajiban-kewajiban (duties)
umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan dan;
3)
Kualifikasi-kualifikasi (qualifications)
minimal yang diterima sebagai kelayakan.
b.
Analisis Pekerjaan yang
Berorientasikan Hasil
Analisis pekerjaan jenis ini
berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian
pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi kepada para pekerja, dan keterkaitan antara
tugas-tugas, standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi
minimal. Oleh karena itu, analisis pekerjaan ini memuat keterangan-keterangan
yang berkisar pada pernyataan-pernyataan, seperti;
1)
Task merupakan perilaku-perilaku,
kewajiban-kewajiban atau fungsi yang penting bagi suatu pekerjaan.
2)
Conditions merupakan bagaimana sifat dasar pada pekerjaan, atau syarat-syarat yang
diperlukan agar pekerjaan itu terlaksana.
3)
Standartds merupakan harapan-harapan
performansi obyektif yang diberikan pada setiap tugas, yang dituangkan menurut
ketentuan standar kuantitas, kualitas, atau ketepatan waktu yang benar-benar
dikaitkan dengan tujuan organisasi.
4)
SKAs merupakan kecakapan, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk
melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang diterima.
5)
Qualifications merupakan pendidikan dan pengalaman serta kualifikasi lain yang dibutuhkan
untuk memastikan bahwa para pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi
pelaksanaan tugas.
4.
Menuliskan
Deskripsi Pekerjaan
Sebuah deskripsi pekerjaan adalah pernyataan
tertulis tentang apa yang harus dilakukan pekerja, bagaimana melakukanya, dan
bagaimana kondisi kerjanya. Informasi ini dapat digunakan untuk menuliskan spesifikasi
pekerjaan. Hal ini berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang
dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara memuaskan.
Tidak ada format standar untuk menuliskan deskripsi
pekerjaan. Namun, sebagian besar mencakup:
a.
Identifikasi pekerjaan yang
berisi beberapa jenis informasi jabatan pekerjaan, tanggal (tanggal deskripsi
pekerjaan yang ditulis dan disiapkan untuk mengetahui siapa yang menulis).
b.
Ringkasan pekerjaan yang harus
menjelaskan sifat umum pekerjaan itu, dan menyertakan fungsi atau aktifitas
utamanya.
c.
Tanggung jawab dan kewajiban yang
menyebutkan masing-masing pekerjaan secara terpisah, dan menjelaskanya.
d.
Otoritas dari pemegang jabatan,
pada bagian ini juga harus mendefinisikan batas otoritas karyawan untuk suatu
pekerjaan.
e.
Standar prestasi dan kondisi
kerja. Hal ini menentukan standar yang diharapkan dicapai oleh karyawan dalam
setiap deskripsi pekerjaan yang menjadi kewajiban dan tanggung jawabnya.
f.
Menuliskan Spesifikasi Pekerjaan
yang memperlihatkan orang seperti apa yang direkrut dan untuk kualitas seperti
apa orang itu harus diuji.